Arrêtez de courir après vos preuves et vos échéances
Quand les documents réglementaires, les versions et les rappels sont dispersés, la conformité devient fragile et chronophage. kiraah remet ordre, traçabilité et visibilité dans le même outil.
Quand le suivi repose encore trop sur l'humain
Le risque ne vient pas seulement de la règle. Il vient souvent du bon document introuvable, de la mauvaise version ou d'une échéance vue trop tard.
Documents éparpillés et obsolètes
La conformité repose sur des preuves - pas sur des intentions
Certifications, procédures, registres : lorsque tout vit dans des boîtes mail ou des dossiers réseau sans versionnement, l'audit devient un cauchemar.
Ce que cela provoque
- Difficulté à savoir quelle version est « la » version officielle.
- Recherche chronophage avant chaque contrôle ou visite.
- Risque de continuer à opérer sur des documents périmés.
Avec kiraah
- Bibliothèque centralisée avec métadonnées, versions et validations.
- Recherche et filtres par type, entité ou période.
- Historique des modifications et des validations.
Échéances manquées ou découvertes trop tard
Un oubli peut coûter une certification ou une amende
Renouvellements, visites obligatoires, formations réglementaires : sans calendrier partagé et des alertes fiables, on réagit en urgence.
Ce que cela provoque
- Agendas personnels qui ne se synchronisent pas avec la réalité collective.
- Pas de vue consolidée des obligations par site ou par thème.
- Responsabilités floues sur « qui doit agir avant quand ».
Avec kiraah
- Échéancier des obligations avec rappels configurables.
- Affectation d'actions et de responsables sur chaque échéance.
- Notifications multi-canaux selon l'importance.
Audits chronophages et stressants
Reconstituer trois ans d'historique la veille d'un contrôle
Les auditeurs demandent des preuves structurées ; si tout est éclaté, vous perdez des semaines à recompiler.
Ce que cela provoque
- Exports manuels depuis plusieurs outils sans lien entre eux.
- Difficulté à montrer la chaîne de décision et de validation.
- Rapports de synthèse refaits à la main pour chaque instance.
Avec kiraah
- Dossiers d'audit pré-assemblés par référentiel ou par période.
- Traçabilité des actions correctives et des non-conformités.
- Exports et rapports pour restituer l'état de conformité.
Ce que vous pouvez piloter dans l'application
L'application couvre documents, versions, obligations, rappels, restitution audit et accès maîtrisés, avec le niveau de structuration adapté à votre contexte.
Bibliothèque documentaire
Classer, versionner, retrouver
Un référentiel unique pour les politiques, procédures, attestations et registres.
Ce que vous activez concrètement
- Arborescence et métadonnées (type, périmètre, date de validité).
- Workflow de validation avant publication.
- Recherche plein texte et filtres avancés.
- Classification de confidentialité et durée de conservation légale par type de document pour automatiser l'archivage et la purge.
Échéancier & obligations
Ne rien laisser passer dans le calendrier réglementaire
Vue des obligations par mois, par thème ou par entité.
Ce que vous activez concrètement
- Création d'échéances récurrentes ou ponctuelles.
- Lien avec les documents ou preuves attendues.
- Synthèse des retards et des actions en cours.
- Bibliothèque de référentiels et modèles d'obligations (RGPD, ISO, sectoriels) pour démarrer un plan de conformité sans partir d'une page blanche.
Alertes intelligentes
Avant l'expiration, pas après la sanction
Notifications configurables selon le délai et le niveau de criticité.
Ce que vous activez concrètement
- Rappels progressifs (30 / 15 / 7 jours, etc.).
- Escalade si l'action n'est pas traitée.
- Historique des notifications pour l'audit.
- Digest hebdomadaire ou mensuel consolidé par responsable pour éviter la saturation d'emails et garder une vue d'ensemble des actions à venir.
Traçabilité complète
Qui a validé quoi, quand, sur quelle version
Indispensable pour prouver la maîtrise et analyser les causes en cas d'écart.
Ce que vous activez concrètement
- Journal des événements sur documents et obligations.
- Versions conservées pour comparaison.
- Lien avec les non-conformités et plans d'action.
- Horodatage et empreinte numérique sur les validations sensibles pour donner une valeur probante en cas de contrôle ou de contentieux.
Workflow de validation
Circuits adaptés aux sensibilités
Certaines pièces exigent plusieurs niveaux de relecture avant diffusion.
Ce que vous activez concrètement
- Circuits configurables par type de document.
- Signatures ou validations électroniques selon votre cadre.
- Rappels aux validateurs en attente.
- Délégation automatique en cas d'absence pour qu'un validateur indisponible (congés, déplacement) soit remplacé sans bloquer le circuit.
Rapports d'audit & synthèses
Restituer l'état de conformité sans refaire les tableaux à la main
Génération de vues ou d'exports pour audits internes, externes ou direction.
Ce que vous activez concrètement
- Synthèses par période, par site ou par thème.
- État des actions ouvertes et closes.
- Exports pour comités ou instances de certification.
- Portail sécurisé pour l'auditeur externe avec accès limité en lecture sur le périmètre convenu, sans transfert de fichiers ni boîte mail.
Pour quels rôles ?
Elle s'adresse aux rôles qui portent la conformité au quotidien et à ceux qui doivent pouvoir démontrer rapidement que le cadre est tenu.
Responsable conformité
Cadrer le dispositif et en rendre compte
Vous portez la vision transverse : obligations, risques et plans d'action.
Ce que ce profil y gagne
- Tableau de bord des échéances et des écarts.
- Dossiers prêts pour les audits et les instances.
QHSE
Aligner sécurité, environnement et qualité
Vous croisez risques, incidents et exigences normatives sur le terrain.
Ce que ce profil y gagne
- Centralisation des preuves et des registres attendus.
- Lien entre incidents, actions et revues.
DPO / données personnelles
Démontrer la gouvernance et la traçabilité
Vous devez montrer que l'organisation maîtrise ses traitements et ses sous-traitants.
Ce que ce profil y gagne
- Registres et documentation structurés.
- Suivi des revues et des formations sensibilisation.
Responsable qualité
Faire vivre le système documentaire et les audits
Vous garantissez la cohérence entre ce qui est écrit et ce qui est fait.
Ce que ce profil y gagne
- Versions maîtrisées et preuves d'application.
- Pilotage des écarts et des actions correctives.
Un tarif lisible
Gestion et conformité des documents
Application Gestion et conformité des documents : 19 € HT / licence / mois. Prix unique par application (Nos applications).
par licence
Questions fréquentes
Parlons de vos contraintes et besoins concrets
Documents, échéances, validations, audits, traçabilité : voyons comment Kiraah peut s'intégrer utilement dans votre fonctionnement.