Smettete di rincorrere prove e scadenze
Quando documenti normativi, versioni e promemoria sono dispersi, la conformità diventa fragile e dispendiosa. kiraah rimette ordine, tracciabilità e visibilità nello stesso strumento.
Quando il monitoraggio dipende ancora troppo dalle persone
Il rischio non nasce solo dalla regola. Spesso nasce dal documento giusto introvabile, dalla versione sbagliata o da una scadenza vista troppo tardi.
Documenti dispersi e obsoleti
La conformità si basa su prove, non su intenzioni
Certificazioni, procedure, registri: quando tutto vive in caselle email o cartelle di rete senza versioning, l'audit diventa un incubo.
Cosa genera
- Difficoltà nel sapere quale versione sia 'la' versione ufficiale.
- Ricerche dispendiose prima di ogni controllo o visita.
- Rischio di continuare a operare su documenti scaduti.
Con kiraah
- Biblioteca centralizzata con metadati, versioni e validazioni.
- Ricerca e filtri per tipo, entità o periodo.
- Storico delle modifiche e delle validazioni.
Scadenze mancate o scoperte troppo tardi
Una dimenticanza può costare una certificazione o una sanzione
Rinnovi, visite obbligatorie, formazioni regolamentari: senza un calendario condiviso e avvisi affidabili, si reagisce nell'urgenza.
Cosa genera
- Agende personali che non si sincronizzano con la realtà collettiva.
- Nessuna vista consolidata degli obblighi per sito o per tema.
- Responsabilità poco chiare su chi deve agire e entro quando.
Con kiraah
- Scadenzario degli obblighi con promemoria configurabili.
- Assegnazione di azioni e responsabili su ogni scadenza.
- Notifiche multicanale secondo l'importanza.
Audit dispendiosi e stressanti
Ricostruire tre anni di storico la vigilia di un controllo
Gli auditor chiedono prove strutturate; se tutto è disperso, perdete settimane a ricompilare.
Cosa genera
- Export manuali da più strumenti senza legami tra loro.
- Difficoltà a mostrare la catena di decisione e validazione.
- Report di sintesi rifatti a mano per ogni istanza.
Con kiraah
- Dossier audit preassemblati per riferimento o per periodo.
- Tracciabilità di azioni correttive e non conformità.
- Export e report per restituire lo stato di conformità.
Cosa potete governare nell'applicazione
L'applicazione copre documenti, versioni, obblighi, promemoria, restituzione audit e accessi controllati, con il livello di strutturazione adatto al vostro contesto.
Biblioteca documentale
Classificare, versionare, ritrovare
Un riferimento unico per policy, procedure, attestati e registri.
Cosa attivate concretamente
- Alberatura e metadati (tipo, perimetro, data di validità).
- Workflow di validazione prima della pubblicazione.
- Ricerca full text e filtri avanzati.
- Classificazione di riservatezza e tempi di conservazione legale per tipo di documento per automatizzare archiviazione ed eliminazione a scadenza.
Scadenzario e obblighi
Non lasciar passare nulla nel calendario normativo
Vista degli obblighi per mese, tema o entità.
Cosa attivate concretamente
- Creazione di scadenze ricorrenti o puntuali.
- Collegamento con documenti o prove attese.
- Sintesi dei ritardi e delle azioni in corso.
- Biblioteca di riferimenti e modelli di obblighi (GDPR, ISO, settoriali) per avviare un piano di conformità senza partire da una pagina bianca.
Avvisi intelligenti
Prima della scadenza, non dopo la sanzione
Notifiche configurabili secondo il termine e il livello di criticità.
Cosa attivate concretamente
- Promemoria progressivi (30 / 15 / 7 giorni, ecc.).
- Escalation se l'azione non viene trattata.
- Storico delle notifiche per l'audit.
- Digest settimanale o mensile consolidato per responsabile per evitare saturazione email e mantenere una vista d'insieme delle azioni in arrivo.
Tracciabilità completa
Chi ha validato cosa, quando e su quale versione
Indispensabile per dimostrare il controllo e analizzare le cause in caso di scostamento.
Cosa attivate concretamente
- Registro eventi su documenti e obblighi.
- Versioni conservate per il confronto.
- Collegamento con non conformità e piani d'azione.
- Marcatura temporale e impronta digitale sulle validazioni sensibili per fornire valore probatorio in caso di controllo o contenzioso.
Workflow di validazione
Circuiti adatti ai livelli di sensibilità
Alcuni documenti richiedono più livelli di revisione prima della diffusione.
Cosa attivate concretamente
- Circuiti configurabili per tipo di documento.
- Firme o validazioni elettroniche secondo il vostro quadro.
- Promemoria ai validatori in attesa.
- Delega automatica in caso di assenza per sostituire un validatore indisponibile senza bloccare il circuito.
Report di audit e sintesi
Restituire lo stato di conformità senza rifare i fogli a mano
Generazione di viste o export per audit interni, esterni o direzionali.
Cosa attivate concretamente
- Sintesi per periodo, sito o tema.
- Stato delle azioni aperte e chiuse.
- Export per comitati o organismi di certificazione.
- Portale sicuro per l'auditor esterno con accesso limitato in sola lettura sul perimetro concordato, senza trasferimenti di file né email.
Per quali ruoli?
Si rivolge ai ruoli che gestiscono la conformità ogni giorno e a chi deve poter dimostrare rapidamente che il quadro è rispettato.
Responsabile conformità
Inquadrare il dispositivo e renderne conto
Portate la visione trasversale: obblighi, rischi e piani d'azione.
Cosa ci guadagna questo profilo
- Dashboard di scadenze e scostamenti.
- Dossier pronti per audit e istanze.
QHSE
Allineare sicurezza, ambiente e qualità
Incrociate rischi, incidenti e requisiti normativi sul campo.
Cosa ci guadagna questo profilo
- Centralizzazione di prove e registri attesi.
- Collegamento tra incidenti, azioni e review.
DPO / dati personali
Dimostrare governance e tracciabilità
Dovete dimostrare che l'organizzazione governa trattamenti e subfornitori.
Cosa ci guadagna questo profilo
- Registri e documentazione strutturati.
- Monitoraggio di review e formazioni di sensibilizzazione.
Responsabile qualità
Far vivere il sistema documentale e gli audit
Garantite la coerenza tra quanto è scritto e quanto viene fatto.
Cosa ci guadagna questo profilo
- Versioni governate e prove di applicazione.
- Gestione di scostamenti e azioni correttive.
Una tariffa chiara
Gestione e conformità dei documenti
Applicazione Gestione e conformità dei documenti: 19 € IVA escl. / licenza / mese. Prezzo unico per applicazione (Le nostre applicazioni).
per licenza
Domande frequenti
Parliamo dei vostri vincoli e dei vostri bisogni concreti
Documenti, scadenze, validazioni, audit, tracciabilità: vediamo come Kiraah può integrarsi utilmente nel vostro funzionamento.